CONTEXTE DU PROJET

Avec notre partenaire Manitoba, nous avons conçu un portail web afin de répondre à la problématique du client final, à savoir le partage d’informations et de documents auprès des employés de son réseau associatif national. Cette plateforme collaborative a pour but d’être la référence documentaire et le centre de la communication d’informations de l’association, dans une dynamique de transformation numérique.

L’extranet ainsi développé est compatible tous supports, du mobile au bureau. Il permet l’accès aux documents comme sur un Cloud, et également les notifications automatiques et localisées lors de modifications de la base afin d’avertir les utilisateurs et utilisatrices concerné·e·s.

Une base documentaire pour centraliser et partager l’information facilement

CONCEPTION GLOBALE

Ré-imaginer le partage de documents sur un extranet

En premier lieu nous avons analysé le besoin afin de déterminer une solution pour la problématique principale : communiquer les documents pertinents aux bonnes personnes. Après réflexion et échanges avec notre partenaire Manitoba et le client, nous avons imaginé une solution où l’information ne part pas du haut, mais du bas ; au lieu de confier la qualification des profils cibles aux administratrices, ce sont les utilisateurs qui vont eux-mêmes indiquer les contenus qui les intéressent.

Ainsi, nous avons conçu une plateforme web accessible sur mobile, tablette et bureau, similaire dans l’approche à un cloud — avec une navigation entre des dossiers et des documents — sur laquelle se greffe un système d’abonnement. À chaque ajout ou modification de document lié à un abonnement, les utilisatrices abonnées se voient notifiées par email.

De cette manière, l’accès aux documents se fait à n’importe quel moment et seules les personnes concernées reçoivent les documents.

PORTAIL EXTRANET

Une approche globale de la transformation digitale

Nous avons souhaité inscrire ce projet dans un cadre plus global d’accompagnement à la digitalisation du client final. Pour cela, nous avons mis en place l’outil de gestion documentaire (GED) au sein d’un portail extranet sur-mesure ayant pour vocation de s’étendre, potentiellement par des outils tiers.

L’idée est d’utiliser la base de données qualifiée d’utilisateurs et utilisatrices, ainsi que la base documentaire, comme leviers pour d’autres outils métiers : annuaire interne, génération de documents dynamiques, actualités, etc.

BIBLIOTHÈQUE INTELLIGENTE

Organisation et recherche de documents

La base documentaire est construite comme une arborescence de dossiers et de documents comme on peut en trouver sur les clouds ou les systèmes de fichiers classiques. Nous y avons cependant ajouté un concept plus avancé, notamment par la possibilité d’ajouter des documents de type lien, qui peuvent pointer vers un autre document, un dossier ou un lien externe. À terme, différents types de documents pourront être gérés spécifiquement à l’affichage en fonction des besoins.

Pour retrouver plus facilement un document ou un dossier, nous avons mis en place une fonctionnalité de recherche avancée. En se basant sur un moteur d’indexation full-text performant, la recherche permet d’obtenir des résultats pertinents et permissifs aux fautes, accords ou accents.

ADMINISTRATION

Une interface pratique et adaptée aux profils

L’interface d’administration liée à ce portail permet à l’association de gérer l’ensemble des utilisateurs et utilisatrices ayant accès à l’outil, et également ayant l’accès à l’administration. Pour cela, un système de droits a été mis en place avec différentes fonctionnalités selon le profil.

La base documentaire est également gérée via l’interface d’administration sur-mesure, avec un soin particulier dans la navigation et l’envoi de documents. Notre but : une interface facile à comprendre, réactive et agréable pour être rapidement opérationnel et limiter les freins dans l’alimentation et la mise à jour des documents.