CONTEXTE DU PROJET

La gestion de projets est un élément crucial chez Ton Direct, et sa pratique était l’objet de processus mis en place au fur et à mesure des années. La volonté des équipes et de la direction était de construire un outil adapté à leurs besoins réels pour remplacer un CRM peu exploité et des outils sur papier.

Dans ce cadre, Ton Direct a fait appel à Mille Volts pour concevoir et développer une application sur-mesure pour centraliser l’information depuis la prospection de clients jusqu’à la facturation des projets, avec des remontées d’informations clés.

Gagner en efficacité, automatiser les tâches à faible valeur ajoutée et recentrer les équipes sur des fonctions génératrices de valeur pour les clients et l’entreprise

RÉSULTATS

Une solution adoptée par toute l’équipe

• des informations et méthodes partagées
• des outils adaptés aux métiers de chacun (commercial, gestion de projet, comptabilité…)
• du temps gagné par la simplification et l’automatisation de tâches
• un relationnel client amélioré grâce à un accompagnement général et humanisé

APPROCHE

S’immerger dans l’univers de notre client pour proposer des solutions pertinentes

Ce projet a été particulièrement critique car il touche à l’ensemble de l’entreprise et redéfinit les outils et méthodes globales. Par expérience, c’est un projet qui engendre des changements au sein des équipe, bouleverse des habitudes, interroge l’existant et créé des opportunités.

Nous avons au préalable passé du temps pour étudier l’environnement de notre client, pour comprendre son métier et ses enjeux, et pour analyser les besoins et les perspectives de chacun des acteurs de l’entreprise. Cette analyse nous a permis d’avoir une meilleure idée des forces et faiblesses des procédures, des pistes d’optimisations des tâches et de la marche à suivre pour la suite du projet, depuis la conception jusqu’à l’adoption.

CONCEPTION FONCTIONNELLE

Un outil pour répondre à chaque problématique métier

Nous avons identifié tôt dans le projet l’évolutivité comme un des éléments clés de la solution pour notre client. Pour cette raison, et pour pouvoir également l’intégrer dans une démarche d’adoption itérative, nous avons opté pour une conception décomposée en outils, chaque outil correspondant à un usage métier :

• un CRM, à destination principale des commerciaux, pour centraliser les données sur les clients, prospects et fournisseurs,
• un outil de gestion et suivi de projets pour les cheffes de projet,
• des outils composant un ERP, pour la demande de prix, la création de devis et les bons de commande,
• un outil de facturation pour la comptable afin de réaliser les factures et relances,
• un module de suivi statistiques (KPI) pour aider au pilotage de l’entreprise.

Nous avons intégré dans chaque outil les fonctionnalités issues de notre analyse de l’existant ainsi que des nouvelles approches pour des problématiques existantes (ex : notion de versions pour un devis, décomposition unitaire des projets…).

EXPÉRIENCE UTILISATEUR

UX cohérente et adaptée à chaque métier

Pour faciliter l’adoption de la solution, nous avons mis un soin tout particulier dans la conception de l’expérience utilisateur. Ainsi, nous avons défini des règles générales communes pour chaque outil, et nous avons étudié spécifiquement chaque fonction dans ce cadre.

Nous avons matérialisé les différents cas d’usages et parcours utilisateurs grâce à des wireframes. La collaboration avec les équipe de Ton Direct a permis de les confronter à la réalité des processus métiers et des usages. Cette méthode de travail a permis de mettre en lumière de nombreux cas particuliers et de les prendre en compte dans la conception générale des outils.

MISE EN ŒUVRE TECHNIQUE

Performances, évolutivité, interactivité

L’expérience utilisateur et l’évolutivité étant des éléments clés de la solution, nous avons choisi de nous diriger vers des technologies qui facilitent ces points.

Nous avons fait le choix de ReactJS, à l’époque encore peu connu et utilisé, afin de garantir des interfaces fiables et interactives. Nous avons opté pour la base de données MongoDB combinée à ElasticSearch : cela nous a permis de construire un projet avec un modèle de données métier clair et évolutif, tout en ayant un moteur de recherche performant. Enfin, pour lier l’aspect client et l’aspect serveur, nous avons travaillé sur une base MeteorJS : cette technologie permet d’obtenir des interfaces très dynamiques avec des interactions en temps réel tout en facilitant les échanges de données entre l’interface web et les bases de données.

FORMATION

Faciliter l’adoption par l’information, l’implication et l’instruction

Nous avons opté pour une démarche itérative, à la fois sur la phase de conception mais également sur le déploiement. Nous avons expliqué le fonctionnement des outils développés et la philosophie aux responsables. De plus, les équipes Ton Direct ont été impliquées dans tout le processus de développement, ce qui a permis de faciliter l’adoption des outils.

Enfin, nous avons réservé une partie de l’effort et du temps à l’après-livraison. En effet, un nouvel outil génère des nouveaux usages, de nouvelles interrogations et éventuellement met en évidence des cas qui n’auraient pas été remontés ou détectés en amont, c’est pourquoi nous avons amélioré et modifié quelques détails de fonctionnement pour traiter ces imprévus au plus vite une fois le projet livré.