CONTEXTE DU PROJET

OQUALIM est une association ayant pour but d’apporter des solutions autour de la sécurité sanitaire et de la qualité des aliments pour animaux, notamment au travers d’un processus de certification. Notre client possédait un site internet datant de 2010 et a fait appel à notre agence de conception web afin de répondre à différents besoins tels que la modernisation de l’image de l’association, le partage d’informations pertinentes aux différents acteurs ainsi que la valorisation de la certification au niveau national et international.
Le projet a consisté en la création d’un site internet ainsi que d’un espace privé type extranet. Autour d’une fonctionnalité métier forte permettant de digitaliser le processus de déclaration de certificats ainsi que d’un CRM sur-mesure, nous avons conçu un site web et mobile pour communiquer également sur les différentes thématiques de l’association, donner accès à du contenu réservé, et favoriser le partage de la veille métier et de la documentation en fonction des différents besoins des personnes inscrites au sein de la structure.

Améliorer les échanges entre les acteurs et organiser les données métier au travers d’une plateforme web

CONCEPTION GLOBALE

Recentrer la solution sur les fonctions métiers importantes

Nous avons au début du projet proposé d’orienter la conception du site internet vers les besoins métiers. Nous avons dans un premier temps étudié les processus qui étaient en vigueur chez OQUALIM : déclaration de certificats, participation à des plans d’autocontrôle, communication d’informations sur la nutrition animale, etc.

De cette étude ont été dégagées plusieurs fonctionnalités pour lesquelles nous avons ensuite proposé des solutions digitales. Nous avons intégré au sein d’un site institutionnel plus classique ces différents aspects métier pour créer un outil web et mobile sur-mesure, répondant à la fois aux enjeux de communication et aux problématiques métier.

CRM SUR-MESURE

Centralisation et administration simplifiée des données client

Un des points importants qui ont émergé de l’étude concerne la gestion des clients et partenaires d’OQUALIM : entreprises certifiées, organismes de certification, laboratoires, membres de l’association, etc. Toutes ces données existaient dans différents endroits du site précédent ou sur des fichiers sur ordinateur, mais la mise à jour n’était pas forcément réalisée et les croisements d’informations étaient difficiles.

Nous avons proposé et développé au sein de l’interface d’administration un logiciel CRM, sur la base d’un modèle métier pertinent et évolutif, qui permet à OQUALIM de centraliser toutes ses données de contacts et d’entreprises, à la fois publiques et privées. C’est cette base qui sert à la fois à générer les annuaires sur le site, pour les comptes extranet et pour les permissions de lecture sur les contenus.

OUTIL MÉTIER SUR-MESURE

Digitalisation des processus de l’association

Deux fonctions principales ont fait l’objet d’une attention plus particulière, notamment sur la partie expérience utilisateur (UI/UX), afin de répondre aux besoins.

Nous avons implémenté un processus (workflow) métier permettant à un organisme de certification de déclarer la conformité d’un établissement actuellement dans l’annuaire ou à créer, et de joindre les documents attestant de cette conformité. Ces documents sont stockés de manière sécurisée pour que seuls les profils qui y ont accès puissent les consulter. La certification est ensuite validée ou rejetée par OQUALIM, et les entreprises ainsi déclarées peuvent être rendues visibles dans l’annuaire. Enfin, des emails automatiques viennent informer les différents acteurs lors des étapes importantes de ce processus.

D’une manière similaire, nous avons développé la fonctionnalité métier de participation à des plans d’autocontrôle en transformant les formulaires PDF ou papier habituellement utilisés pour les inscriptions par des formulaires sur le site avec des retours d’informations sur l’extranet ou par email.

OUTIL MÉTIER SUR-MESURE

L’envoi d’informations pertinentes aux personnes concernées

Enfin, un élément clé de l’activité d’OQUALIM consiste en la veille sur leur métier, et la diffusion d’informations aux personnes responsables en fonction de leur profil. Nous avons pour cela mis en place un système poussé de qualification des contacts dans l’outil CRM de l’interface d’administration, avec une gestion des rôles et des groupes. De cette manière, OQUALIM est en mesure de restreindre la visibilité des contenus du site (actualités, pages du site, documents…).

Nous avons également synchronisé les données CRM avec l’outil d’emailing Mailjet : ainsi, une grande partie des données des utilisateurs est disponible sur ce service en ligne et OQUALIM est ainsi à même d’envoyer des emails groupés à des profils précis de manière simple grâce aux fonctions de segmentation.

MÉDIATHÈQUE

Centralisation et organisation des documents

L’activité d’OQUALIM met en jeu des documents numériques : certificats, déclaration de plans d’autocontrôle, compte-rendus de réunions, etc. Le client a émis très en amont le besoin d’un outil permettant la gestion de ces documents.

Nous avons développé pour la plateforme une médiathèque permettant d’organiser, parfois de manière manuelle, parfois automatique, les fichiers utilisés dans les diverses fonctions du site. À la manière d’une médiathèque classique, la cliente peut ainsi ajouter des images, PDF, etc. pour les rendre disponibles sur son site via les pages ou les actualités. Chaque fichier peut être restreint en lecture à certains profils d’utilisateurs.

Cette médiathèque est aussi complétée de manière plus automatisée avec les documents transmis par les acteurs de la certification. Les certificats sont par exemple stockés automatiquement dans des dossiers spécifiques, tout en restant accessibles par OQUALIM dans l’interface d’administration comme n’importe quel autre document.

ADMINISTRATION

Garder le contrôle des données

Pour ce projet nous avons développé une interface d’administration poussée qui agit à la fois comme outil CRM et dans certains aspects comme une GED, en plus d’avoir des fonctionnalités métier (processus de certification et d’autocontrôle) et des fonctions plus classiques de site (contenu éditorial, actualités…). Cette interface se veut être un outil clé du quotidien pour les deux administratrices chez OQUALIM, c’est pourquoi nous avons mis un soin particulier à ce qu’elle soit claire, pratique à utiliser et performante.

Nous avons également voulu que notre client maîtrise ses données métier à chaque instant. Nous avons mis en place une fonctionnalité d’export en format Excel sur la majorité des informations de la base de données, ce qui permet non seulement de garder le contrôle sur ces informations mais également d’exploiter ces données dans des cadres plus larges.